Informačná povinnosť prevádzkovateľa

KATEGÓRIA ADRESÁTOV SPOLOČNÍCI SPOLOČNOSTI 

Vážený zamestnanec, tento dokument slúži na poskytnutie Vám základných informácií o tom prečo zbierame Vaše osobné údaje, jedine za akým účelom ich môžeme použiť, komu ich poskytneme ako i ďalšie potrebné informácie vyplývajúce z právnych predpisov v oblasti ochrany osobných údajov. V prípade nejasností nás neváhajte kontaktovať na nižšie uvedených kontaktoch.

 Účelom spracúvania osobných údajov je spracúvanie objednávok, došlých faktúr a fakturácia odberateľom, styk  s bankou, vedenie pokladne, zabezpečovanie hotovostných príjmov a výdavkov, skladové hospodárstvo, evidencia investičného majetku (vrátane automatického odpisovania) a drobného majetku, vedenie jednoduchého/podvojného účtovníctva organizácie.

EKONOMICKO-ÚČTOVNÁ AGENDA

Právny základ
 

Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov,

Zákon č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 55/2017 Z.z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Kategórie príjemcov:

Príslušné daňové úrady, Finančné riaditeľstvo a iné orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov, sprostredkovateľ na spracovanie účtovníctva, poverení zamestnanci.
 

Lehoty na vymazanie os. údajov:

Faktúry                                     10 rokov

Interné doklady                        10 rokov

Pokladňa                                  10 rokov

Vymáhanie pohľadávok             5 rokov

 Bankové výpisy                        10 rokov

  Účtovné závierky                      10 rokov

Kategórie dotknutých osôb:
fyzické osoby – zamestnanci prevádzkovateľa,

dodávatelia a odberatelia – fyzické osoby,

SZČO zamestnanci dodávateľov a odberateľov,

zástupcovia dodávateľov a odberateľov

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania - Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa

PRÁVNE VZŤAHY

Účel spracúvania osobných údajov

 

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je zabezpečenie vedenia právnej agendy (napr. prvostupňové konanie, vybavovanie opravných prostriedkov, vybavovanie súdnych sporov, zastupovanie v právnych veciach, uplatňovanie rozhodnutí o náhradách škôd, vymáhanie náhrad škôd, uplatňovanie záväzkov zo zmlúv, navrhovanie opatrení s organizačno-právnym dosahom, atď.).

Právny základ

Zákon č. 460/1992 Zb. Ústava Slovenskej republiky  v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky  zákonník v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 160/2015 Z.z. Civilný sporový poriadok v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 161/2015 Z.z. Civilný mimosporový poriadok v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 162/2015 Z.z. Správny súdny poriadok v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 300/2005 Z. z. Trestný zákon,

Zákon č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok,

Zákon č. 71/1967 Správny poriadok,

Zákon č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 7/2005 Z. z. o konkurze a reštrukturalizácii a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 153/2001 Z. z. o prokuratúre v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v platnom znení,

zákon č. 586/2003 Z.z.  o advokácii a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov,

Zákon o ochrane osobných údajov a súvisiace právne predpisy v platnom znení

Kategórie príjemcov

  • súdne orgány

  • exekútorské úrady

  • orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov,

  • poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. Údajov

- súdne spory, Pracovnoprávne spory, Právne posudky a právna korešpondencia – 10 rokov

- evidencia významných zmlúv - Zmluvy s mestami, zmluvy k nehnuteľnostiam – 10 rokov

- evidencia ostatných zmlúv (Centrálne výbery, Dodávateľské, Odberateľské, Poradenské zmluvy , Poistné zmluvy, Leasingové zmluvy, Investície, Úverové zmluvy, Nájmy a pod.)

Kategórie dotknutých osôb  

  • zamestnanci prevádzkovateľa IS,

  • dlžníci,

  • protistrany v sporoch,

  • iné fyzické osoby v postavení účastníkov konania.

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania- Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa.

 

SPRÁVA REGISTRATÚRY

Účel spracúvania osobných údajov

 

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je správa registratúry ako riadna evidencia záznamov (vedenie úplnej a presnej evidencie záznamov v registratúrnom denníku, vedenie registrov a indexov záznamov), riadne vyraďovanie spisov (záznamov), zabezpečenie plánovitého vyraďovania spisov (záznamov), ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť a uplynuli lehoty ich uloženia, evidencia došlej a odoslanej pošty.

Právny základ

Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach,

Zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente)

Kategórie príjemcov

orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov,

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov

Korešpondencia - nezahrnutá v iných položkách        5 rokov

Registratúra                                                                10 rokov

Kategórie dotknutých osôb  

dotknuté osoby v rámci všetkých účelov spracúvania osobných údajov vymedzených prevádzkovateľom

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania- Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa

EVIDENCIA SZČO

Účel spracúvania osobných údajov

 

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je príprava a vedenie dodávateľsko-odberateľských vzťahov so samostatne zárobkovo činnými osobami. V rámci predmetnej agendy sú vedené zmluvné vzťahy, faktúry a objednávky, evidencia dodávok a odberov tovarov, služieb a pod.

Právny základ

Zmluva medzi prevádzkovateľom a SZČO povolená Ústavou Slovenskej republiky, Občianskym zákonníkom, Obchodným zákonníkom,

Zákon č. 455/1991 Zb., Zákonom o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) a  súvisiacimi právnymi predpismi.

 

Kategórie príjemcov

orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov,

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov

10 rokov po skončení zmluvného vzťahu z dôvodu evidencie v rámci účtovnej agendy

Kategórie dotknutých osôb  

odberateľ/dodávateľ – samostatne zárobkovo činná osoba

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania- Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa.

EVIDENCIA ZÁSTUPCOV DODÁVATEĽOV A ODBERATEĽOV

Účel spracúvania osobných údajov

 

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je vedenie databázy zástupcov, zamestnancov dodávateľov a odberateľov z dôvodu plnenia ich pracovných, služobných a funkčných povinností a zabezpečenia plynulých dodávateľsko - odberateľských vzťahov.

Právny základ

Oprávnený záujem v zmysle článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Hlavným oprávneným záujmom je zabezpečenie kontaktov v rámci bezporuchového plynutia obchodných vzťahov, ako aj uplatnenie § 78 od. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Kategórie príjemcov

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov

Do 30 dní odo dňa skončenia dodávateľsko - odberateľských vzťahov

Kategórie dotknutých osôb  

fyzická osoba – zástupca / zamestnanec dodávateľa, odberateľa

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania- Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa. 

UPLATŇOVANIE PRÁV DOTKNUTÝCH OSÔB

Účel spracúvania osobných údajov

 

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je vybavovanie žiadostí fyzických osôb smerujúcich k uplatňovaniu ich práv ako dotknutých osôb v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb  pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov.

Právny základ

Čl. 15 až 22 a 34 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb  pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov

Kategórie príjemcov

orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov,

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov

1 rok odo dňa vybavenia žiadosti

Kategórie dotknutých osôb  

fyzická osoba, ktorá sa ako dotknutá osoba v rámci prevádzkovateľom vymedzených účelov obráti
na prevádzkovateľa so žiadosťou uplatniť svoje práva

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania- Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa.

ZMLUVNÉ VZŤAHY – KLIENTI FO

Účel spracúvania osobných údajov

 

V predmetnom informačnom systéme dochádza k spracúvaniu osobných údajov fyzických osôb – klientov pri objednávke služieb alebo tovarov poskytovaných prevádzkovateľom na základe objednávky (telefonickej, e-mailovej, cez objednávkový formulár na webe)

Právny základ

Zmluvný vzťah  medzi prevádzkovateľom a zákazníkom založený potvrdenou objednávkou alebo zmluvou v rámci predmetu podnikania prevádzkovateľa,   povolený Ústavou Slovenskej republiky, Občianskym zákonníkom, Obchodným zákonníkom,

Zákon č. 455/1991 Zb., Zákonom o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) a  súvisiacimi právnymi predpismi. /Čl. 6 ods. 1 písm. b)/ Spracovanie osobných údajov Fyzickej osoby – zákazníka je nevyhnutné na plnenie predmetu zmluvného vzťahu, ktorého zmluvnou stranou je dotknutá osoba - zákazník

Kategórie príjemcov

orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov, 

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov 

4 roky odo dňa ukončenia účasti spoločníka v spoločnosti A.Mamut s.r.o.

Kategórie dotknutých osôb

Spoločník spoločnosti

Bývalý spoločník spoločnosti

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania- Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa.