Informačná povinnosť prevádzkovateľa
KATEGÓRIA EXTERNÍ SPOLUPRACOVNÍCI
Vážený zamestnanec, tento dokument slúži na poskytnutie Vám základných informácií o tom prečo zbierame Vaše osobné údaje, jedine za akým účelom ich môžeme použiť, komu ich poskytneme ako i ďalšie potrebné informácie vyplývajúce z právnych predpisov v oblasti ochrany osobných údajov. V prípade nejasností nás neváhajte kontaktovať na nižšie uvedených kontaktoch.
Účelom spracúvania osobných údajov je spracúvanie objednávok, došlých faktúr a fakturácia odberateľom, styk s bankou, vedenie pokladne, zabezpečovanie hotovostných príjmov a výdavkov, skladové hospodárstvo, evidencia investičného majetku (vrátane automatického odpisovania) a drobného majetku, vedenie jednoduchého/podvojného účtovníctva organizácie.
EKONOMICKO-ÚČTOVNÁ AGENDA
Právny základ
Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov,
Zákon č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 55/2017 Z.z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
Kategórie príjemcov:
Príslušné daňové úrady, Finančné riaditeľstvo a iné orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov, sprostredkovateľ na spracovanie účtovníctva, poverení zamestnanci.
Lehoty na vymazanie os. údajov:
Faktúry 10 rokov
Interné doklady 10 rokov
Pokladňa 10 rokov
Vymáhanie pohľadávok 5 rokov
Bankové výpisy 10 rokov
Účtovné závierky 10 rokov
Kategórie dotknutých osôb:
fyzické osoby – zamestnanci prevádzkovateľa,
dodávatelia a odberatelia – fyzické osoby,
SZČO zamestnanci dodávateľov a odberateľov,
zástupcovia dodávateľov a odberateľov
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania - Neuskutočňuje sa
Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa
PRÁVNE VZŤAHY
Účel spracúvania osobných údajov
Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je zabezpečenie vedenia právnej agendy (napr. prvostupňové konanie, vybavovanie opravných prostriedkov, vybavovanie súdnych sporov, zastupovanie v právnych veciach, uplatňovanie rozhodnutí o náhradách škôd, vymáhanie náhrad škôd, uplatňovanie záväzkov zo zmlúv, navrhovanie opatrení s organizačno-právnym dosahom, atď.).
Právny základ
Zákon č. 460/1992 Zb. Ústava Slovenskej republiky v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 160/2015 Z.z. Civilný sporový poriadok v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 161/2015 Z.z. Civilný mimosporový poriadok v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 162/2015 Z.z. Správny súdny poriadok v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 300/2005 Z. z. Trestný zákon,
Zákon č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok,
Zákon č. 71/1967 Správny poriadok,
Zákon č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 7/2005 Z. z. o konkurze a reštrukturalizácii a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 153/2001 Z. z. o prokuratúre v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v platnom znení,
zákon č. 586/2003 Z.z. o advokácii a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov,
Zákon o ochrane osobných údajov a súvisiace právne predpisy v platnom znení
Kategórie príjemcov
-
súdne orgány
-
exekútorské úrady
-
orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov,
-
poverení zamestnanci
Lehoty na vymazanie os. Údajov
- súdne spory, Pracovnoprávne spory, Právne posudky a právna korešpondencia – 10 rokov
- evidencia významných zmlúv - Zmluvy s mestami, zmluvy k nehnuteľnostiam – 10 rokov
- evidencia ostatných zmlúv (Centrálne výbery, Dodávateľské, Odberateľské, Poradenské zmluvy , Poistné zmluvy, Leasingové zmluvy, Investície, Úverové zmluvy, Nájmy a pod.)
Kategórie dotknutých osôb
-
zamestnanci prevádzkovateľa IS,
-
dlžníci,
-
protistrany v sporoch,
-
iné fyzické osoby v postavení účastníkov konania.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania- Neuskutočňuje sa
Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa.
SPRÁVA REGISTRATÚRY
Účel spracúvania osobných údajov
Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je správa registratúry ako riadna evidencia záznamov (vedenie úplnej a presnej evidencie záznamov v registratúrnom denníku, vedenie registrov a indexov záznamov), riadne vyraďovanie spisov (záznamov), zabezpečenie plánovitého vyraďovania spisov (záznamov), ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť a uplynuli lehoty ich uloženia, evidencia došlej a odoslanej pošty.
Právny základ
Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach,
Zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente)
Kategórie príjemcov
orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov,
poverení zamestnanci
Lehoty na vymazanie os. údajov
Korešpondencia - nezahrnutá v iných položkách 5 rokov
Registratúra 10 rokov
Kategórie dotknutých osôb
dotknuté osoby v rámci všetkých účelov spracúvania osobných údajov vymedzených prevádzkovateľom
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania- Neuskutočňuje sa
Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa
EVIDENCIA SZČO
Účel spracúvania osobných údajov
Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je príprava a vedenie dodávateľsko-odberateľských vzťahov so samostatne zárobkovo činnými osobami. V rámci predmetnej agendy sú vedené zmluvné vzťahy, faktúry a objednávky, evidencia dodávok a odberov tovarov, služieb a pod.
Právny základ
Zmluva medzi prevádzkovateľom a SZČO povolená Ústavou Slovenskej republiky, Občianskym zákonníkom, Obchodným zákonníkom,
Zákon č. 455/1991 Zb., Zákonom o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) a súvisiacimi právnymi predpismi.
Kategórie príjemcov
orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov,
poverení zamestnanci
Lehoty na vymazanie os. údajov
10 rokov po skončení zmluvného vzťahu z dôvodu evidencie v rámci účtovnej agendy
Kategórie dotknutých osôb
odberateľ/dodávateľ – samostatne zárobkovo činná osoba
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania- Neuskutočňuje sa
Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa.
EVIDENCIA ZÁSTUPCOV DODÁVATEĽOV A ODBERATEĽOV
Účel spracúvania osobných údajov
Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je vedenie databázy zástupcov, zamestnancov dodávateľov a odberateľov z dôvodu plnenia ich pracovných, služobných a funkčných povinností a zabezpečenia plynulých dodávateľsko-odberateľských vzťahov.
Právny základ
Oprávnený záujem v zmysle článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Hlavným oprávneným záujmom je zabezpečenie kontaktov v rámci bezporuchového plynutia obchodných vzťahov, ako aj uplatnenie § 78 od. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
Kategórie príjemcov
poverení zamestnanci
Lehoty na vymazanie os. údajov
Do 30 dní odo dňa skončenia dodávateľsko-odberateľských vzťahov
Kategórie dotknutých osôb
fyzická osoba – zástupca / zamestnanec dodávateľa, odberateľa
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania- Neuskutočňuje sa
Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa
UPLATŇOVANIE PRÁV DOTKNUTÝCH OSÔB
Účel spracúvania osobných údajov
Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je vybavovanie žiadostí fyzických osôb smerujúcich k uplatňovaniu ich práv ako dotknutých osôb v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov.
Právny základ
Čl. 15 až 22 a 34 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov
Kategórie príjemcov
orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov,
poverení zamestnanci
Lehoty na vymazanie os. údajov
1 rok odo dňa vybavenia žiadosti
Kategórie dotknutých osôb
fyzická osoba, ktorá sa ako dotknutá osoba v rámci prevádzkovateľom vymedzených účelov obráti
na prevádzkovateľa so žiadosťou uplatniť svoje práva
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania- Neuskutočňuje sa
Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa