Informačná povinnosť prevádzkovateľa

KATEGÓRIA ADRESÁTOV UCHÁDZAČI O ZAMESTNANIE

Vážený zamestnanec, tento dokument slúži na poskytnutie Vám základných informácií o tom prečo zbierame Vaše osobné údaje, jedine za akým účelom ich môžeme použiť, komu ich poskytneme ako i ďalšie potrebné informácie vyplývajúce z právnych predpisov v oblasti ochrany osobných údajov. V prípade nejasností nás neváhajte kontaktovať na nižšie uvedených kontaktoch.

 Účelom spracúvania osobných údajov je spracúvanie objednávok, došlých faktúr a fakturácia odberateľom, styk  s bankou, vedenie pokladne, zabezpečovanie hotovostných príjmov a výdavkov, skladové hospodárstvo, evidencia investičného majetku (vrátane automatického odpisovania) a drobného majetku, vedenie jednoduchého/podvojného účtovníctva organizácie.

Účely spracúvania, právny základ, kategórie príjemcov, doba uchovávania, info o cezhraničnom prenose, kategórie dotknutých osôb a informácie o automatizovanom rozhodovaní vrátane profilovania rozdelené podľa jednotlivých informačných systémov:

 

EVIDENCIA UCHÁDZAČOV O ZAMESTNANIE

Účel spracúvania osobných údajov

 

Účel vedenia databázy uchádzačov o zamestnanie, ktorí prevádzkovateľovi zaslali žiadosti o prijatie do zamestnania, a to dobrovoľne, na základe výberového konania alebo bez vypísaného výberového konania so zámerom možného kontaktovania o vyhlásenom výberovom konaní v budúcnosti v prípade, ak prevádzkovateľ momentálne nemá vhodné voľné pracovné miesto, alebo ho obsadí iným uchádzačom

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Kategórie príjemcov

poverení zamestnanci

IT správca

Lehoty na vymazanie os. Údajov

  • 3 roky odo dňa zaslania žiadosti o prijatie do zamestnania

  • Bezodkladne po jeho odvolaní

Kategórie dotknutých osôb

Uchádzač o zamestnanie

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania- Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa

 

 

EKONOMICKO-ÚČTOVNÁ AGENDA

Právny základ

Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov,

Zákon č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 55/2017 Z.z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Kategórie príjemcov:

Príslušné daňové úrady, Finančné riaditeľstvo a iné orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov, sprostredkovateľ na spracovanie účtovníctva, poverení zamestnanci.

Lehoty na vymazanie os. údajov:

Faktúry                                     10 rokov

Interné doklady                        10 rokov

Pokladňa                                  10 rokov

Vymáhanie pohľadávok             5 rokov

 Bankové výpisy                        10 rokov

  Účtovné závierky                     10 rokov

Kategórie dotknutých osôb:
fyzické osoby – zamestnanci prevádzkovateľa,

dodávatelia a odberatelia – fyzické osoby,

SZČO zamestnanci dodávateľov a odberateľov,

zástupcovia dodávateľov a odberateľov

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania - Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa

PRÁVNE VZŤAHY

Účel spracúvania osobných údajov

 

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je zabezpečenie vedenia právnej agendy (napr. prvostupňové konanie, vybavovanie opravných prostriedkov, vybavovanie súdnych sporov, zastupovanie v právnych veciach, uplatňovanie rozhodnutí o náhradách škôd, vymáhanie náhrad škôd, uplatňovanie záväzkov zo zmlúv, navrhovanie opatrení s organizačno-právnym dosahom, atď.).

Právny základ

Zákon č. 460/1992 Zb. Ústava Slovenskej republiky  v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky  zákonník v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 160/2015 Z.z. Civilný sporový poriadok v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 161/2015 Z.z. Civilný mimosporový poriadok v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 162/2015 Z.z. Správny súdny poriadok v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 300/2005 Z. z. Trestný zákon,

Zákon č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok,

Zákon č. 71/1967 Správny poriadok,

Zákon č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 7/2005 Z. z. o konkurze a reštrukturalizácii a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 153/2001 Z. z. o prokuratúre v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v platnom znení,

zákon č. 586/2003 Z.z.  o advokácii a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov,

Zákon o ochrane osobných údajov a súvisiace právne predpisy v platnom znení

Kategórie príjemcov

  • súdne orgány

  • exekútorské úrady

  • orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov,

  • poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. Údajov

- súdne spory, Pracovnoprávne spory, Právne posudky a právna korešpondencia – 10 rokov

- evidencia významných zmlúv - Zmluvy s mestami, zmluvy k nehnuteľnostiam – 10 rokov

- evidencia ostatných zmlúv (Centrálne výbery, Dodávateľské, Odberateľské, Poradenské zmluvy , Poistné zmluvy, Leasingové zmluvy, Investície, Úverové zmluvy, Nájmy a pod.)

Kategórie dotknutých osôb  

  • zamestnanci prevádzkovateľa IS,

  • dlžníci,

  • protistrany v sporoch,

  • iné fyzické osoby v postavení účastníkov konania.

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania- Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa.
 

SPRÁVA REGISTRATÚRY

Účel spracúvania osobných údajov

 

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je správa registratúry ako riadna evidencia záznamov (vedenie úplnej a presnej evidencie záznamov v registratúrnom denníku, vedenie registrov a indexov záznamov), riadne vyraďovanie spisov (záznamov), zabezpečenie plánovitého vyraďovania spisov (záznamov), ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť a uplynuli lehoty ich uloženia, evidencia došlej a odoslanej pošty.

Právny základ

Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach,

Zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente)

Kategórie príjemcov

orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov,

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov

Korešpondencia - nezahrnutá v iných položkách        5 rokov

Registratúra                                                                10 rokov

Kategórie dotknutých osôb  

dotknuté osoby v rámci všetkých účelov spracúvania osobných údajov vymedzených prevádzkovateľom

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania- Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa

UPLATŇOVANIE PRÁV DOTKNUTÝCH OSÔB

Účel spracúvania osobných údajov

 

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je vybavovanie žiadostí fyzických osôb smerujúcich k uplatňovaniu ich práv ako dotknutých osôb v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb  pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov.

Právny základ

Čl. 15 až 22 a 34 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb  pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov

Kategórie príjemcov

orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov,

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov

1 rok odo dňa vybavenia žiadosti

Kategórie dotknutých osôb  

fyzická osoba, ktorá sa ako dotknutá osoba v rámci prevádzkovateľom vymedzených účelov obráti
na prevádzkovateľa so žiadosťou uplatniť svoje práva

Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania- Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov- Neuskutočňuje sa